Lo Stato Civile è l’insieme degli status del cittadino di rilievo amministrativo (cittadinanza, nascita, matrimonio o unione civile, morte), nonché la funzione amministrativa volta ad accertare e dare pubblicità ai fatti giuridici che costituiscono, modificano o estinguono le connesse condizioni e situazioni personali, mediante appositi atti giuridici detti appunto atti di stato civile.
L’ufficiale di Stato Civile si occupa quindi della formazione degli atti, conservazione e trasmissione delle comunicazioni correlate.
Il Sindaco ricopre anche le funzioni di Ufficiale di Stato Civile, normalmente affidati con apposita delega al personale dipendente del Comune, Segretario Comunale compreso.